"Tenant users" section

The "Users" section is intended for viewing the list of tenant users and managing them.

Раздел «Пользователи тенанта» предназначен для просмотра списка пользователей тенанта и управлениями ими.

В платформе Robin есть 2 вида пользователей:

1. Внутренний. Его можно создать через интерфейс платформы в разделе "Пользователи тенанта". Учетные данные (логин и пароль) такого пользователя, его ФИО, почту, описание, блокировку можно изменить только на стороне Robin. Для входа под внутренним пользователем обязательно нужно вводить логин и пароль.
2. Внешний. Это пользователь который создан в вашем корпоративном Active Directory, но используется также и для работы в платформе Robin. Пароль от учетной записи такого пользователя хранится и контролируется только на стороне Active Directory. Его логин, ФИО, почта указаны и в Active Directory, и в базе Robin (для возможности работы с этими пользователями), но изменить их можно только через Active Directory. Использование внешнего пользователя при работе в платформе позволяет:
   
   • Входить в Robin без ввода логина и пароля, т.к. вы уже их указывали еще при входе на ПК\сервер под доменной учетной записью.
   • Для одного и того же сотрудника создавать и изменять учетную запись вручную только на стороне Active Directory. В базу Robin данные об этом пользователе будут поступать автоматически из Active Directory.

Настройка доступа к модулям платформы или ее объектам для любых пользователей осуществляется только через интерфейс Robin.

Description of the users table

The table of the section contains the list of users added to the current tenant.

You can use the "Columns" dropdown list to select which columns will be hidden or displayed, with the "Login" column always displayed. 

Создание внутреннего пользователя

Для создания нового внутреннего пользователя необходимо выполнить шаги:

1. Click the "Create user" button. The "Create user" window will open:

The window contains the fields: 

• "Last name"
• "First name" 
• "Middle name"
• "Position"
• "Email"
• "Login" - if the " Email" field is already filled in, the value from the "Email" field up to the @ symbol is automatically substituted into the field. This value can be changed if necessary. Login must not contain letters in uppercase and must be unique among other users of the platform.
• "Role" - the user must be created with at least one role, but if necessary, several roles can be added at once.
• "Group" - select the group to which the user will be added. If necessary, it can be added to several groups at once.
• "Description".

2. Fill in all mandatory fields (and optional fields if necessary):

3. Click the "Create" button to confirm the creation of the user. Or click the "Cancel" button if you decide not to create a new user. If all fields are filled in correctly, the window will be closed and the new user will be added to the system.

4. Если все поля заполнены верно, окно будет закрыто, а новый пользователь добавлен в систему.

5. The system sends an email containing a link to create a user password to the email address that was specified when the user was created:

Т.е. пароль для свой учетной записи пользователь всегда задает сам. 

6. До тех пор, пока пользователь не перейдет по ссылке и не установит себе пароль, в системе его почта будет отмечена как неподтвержденная.

Пользователь может быть не создан по следующим причинам:

• В системе уже есть пользователь с указанным логином
• Не заполнены обязательные поля
• Проблемы при попытке добавить нового пользователя в базу или отправить на указанную почту письмо для установки пароля.

Создание внешнего пользователя

Создать внешнего пользователя вручную через интерфейс платформы Robin нельзя. Запись о таком пользователе создается в базе Robin автоматически. Но для этого предварительно должно быть настроено взаимодействие с Active Directory. Подробнее о требуемых настройках можно узнать в Инструкции, которая поставляется вместе с пакетом установки\обновления платформы.

Если нужные настройки произведены, создание внешнего пользователя происходит следующим образом:

1. В Active Directory администратор добавляет нужного доменного пользователя в группу "robin_users". Если пользователя еще нет, предварительно создает его.
2. Через заданные промежутки времени система Robin синхронизируется с Active Directory. Для всех новых пользователей из группы "robin_users" создает соответствующих внешних пользователей в своей базе:
   • ФИО, почту и логин получает из Active Directory. Если ФИО или почта не указаны, внешний пользователь все равно будет создан. Для внешних пользователей эти параметры необязательны.
   • если в базе Robin уже есть внешний или внутренний пользователь с таким логином, то такой внешний пользователь не будет добавлен.
   • т.к. это автоматический процесс, новые внешние пользователи будут добавлены в базу, но не распределены в какой-либо тенант. После завершения синхронизации администратор должен будет добавить новых пользователей в нужный тенант и настроить им необходимые доступы.

Adding a user to a tenant

  Для добавления пользователя в текущий тенант, необходимо выполнить шаги:

1.Click the "Add user to tenant" button. The "Adding user to tenant" window will open:

The window contains the fields: 

• "User" - you can select only one or several users at once. The list will not include those users who have already been added to the current tenant.  В списке будут отображаться только те пользователи, которые еще не добавлены в текущий тенант. Пользователи, которые ранее уже были в этом тенанте, но их удалили из него, также отображаются в этом списке.
• "Role" - when adding a user to the tenant, at least one role must be assigned to him.

2. Fill in all mandatory fields:

3. Click on the "Add" button to confirm adding the user(s). Or click on the "Cancel" button if you decide not to add the user(s) to the tenant.

4. When you click on "Add", the window will be closed and the selected user(s) will be added to the tenant with the specified role(s).

5. You can also click on the "Add and select next" button if you want to add the selected user(s) with the selected role(s), and continue adding users with other roles.

User card

Для открытия карточки пользователя, необходимо нажать на его логин в таблице пользователей.

Если по какой-то причине система не может найти выбранного пользователя в базе Robin, запись о нем будет скрыта из таблицы.

The user card contains information about the selected user: 

• Full name
• Position
• Login
• Email. If the mail has not been confirmed yet, the icon is shown next to it.
• Role or roles the user has in this tenant
• Group or groups to which the user has been added
• User description

Карточка внутреннего пользователя:

Карточка внешнего пользователя: 

If the user is blocked, the phrase "User is blocked" is additionally displayed:

Changes to user information

You can also make changes to user data as needed. To change user data, you must follow the steps:

1. Click the "Edit" button . 

• • After clicking it, all fields except "Login" will become editable. User login is set only once - when creating a user:

• •  Если вид пользователя - внешний, то после нажатия редактируемыми станут только поля "Должность", "Роль", "Группа", "Описание":

In the editing mode, in addition to information about the user, you can also change his status - blocking or unblocking using the checkbox   . Такое изменение блокировки для внешнего пользователя учитывается только в платформе Robin; на стороне Active Directory эти изменения не применяются.

2. Make the necessary corrections.

3. Click the "Save" button to confirm the changes made. Or click the "Cancel" button if you decide not to apply the changes.  In either case, the card will be put back into read mode.

Changing the user password

 Для изменения пароля внутреннего пользователя необходимо выполнить шаги:

1. Press the "Reset password" button  in the user card (displayed only in the card reading mode). The system will send a link to the specified user e-mail address to change the password:

2. The user updates the password himself. To do this, he must:

• Follow the link from the email. This page will be opened:
  
• Click the link on this page. This will open the page:
  
• Fill the "New password" and "Confirm password" fields with the same values - the new password.
• Click the "Confirm" button. If the values specified in the fields are the same, the system will update the user password and display the page:

Изменение пароля внешнего пользователя через интерфейс платформы Robin не осуществляется. Управлять паролем внешнего пользователя можно только через Active Directory.