Загрузка документов

Для загрузки документов необходимо нажать кнопку "Загрузить документ", после чего откроется модальное окно "Загрузка документов".

В окне можно загрузить один или несколько файлов

Доступные форматы, которые впоследствии могут быть обработаны интеллектуальным поиском: doc, docx, pdf, xlsx, xls, txt 

Элементы модального окна "Загрузка документов"

Процесс загрузки:

1. Нажмите кнопку "Загрузить документ" на вкладке "Интеллектуальный поиск".

2. В модальном окне "Загрузка документов" выберите файл для загрузки (форматы: doc, docx, pdf, xlsx, xls, txt):

   • Кликните "Выберите файл", откроется окно проводника и выберите нужный файл. Для того, чтобы выбрать сразу несколько, зажмите CTRL и кликните на нужное вам количество файлов.
     

   • Подтвердите выбор кнопкой "Открыть".

3. В выпадающем списке выберите группу документов. Доступ к файлу будет ограничен выбранной группой. Если группа не выбрана, документ не будет использоваться в навыке. Название навыка соответствует названию группы.

4. Нажмите кнопку "Загрузить" для добавления файла в систему или "Отменить" для отказа.

Примечания при загрузке:

• Файлы отображаются в таблице только после проверки системой и становятся доступным для использования в интеллектуальном поиске после успешного добавления в таблицу.
  
• Если файл имеет большой размер, процесс проверки может занять дополнительное время – необходимо дождаться завершения проверки и появления файла в таблице.

Редактирование документа

Редактирование используется в случаях, когда необходимо заменить ранее загруженный документ, обновить описание, добавить тег или изменить группу документов:

При редактировании конкретного документа доступна возможность добавить описание и выбрать теги:

Теги и описание документа

При редактировании доступны новые поля:

• Описание – 

  Используется для описания загруженных документов

  • Максимальное количество символов – 500
  • При превышении значения ввод символов не производится
• Теги – 

  Слова или фразы, дополнительно описывающие добавленный документ. Заполняется пользователем вручную

  

  • У каждого тега есть кнопка в виде крестика для его удаления
  • Если у загруженных документов уже были добавлены теги, то при открытии списка они будут в нем отображаться
  • Для добавления нового тега необходимо прописать его текст в поле и нажать на значение в списке либо клавишу Enter. 
    
    
    После этого тег будет добавлен в поле
    

Процесс редактирования:

1. Нажмите кнопку "Редактировать"

2. Откроется модальное окно "Параметры документа":
   

3. Выберите новый файл, если требуется заменить существующий.
   Доступные форматы: doc, docx, pdf, xlsx, xls, txt

4. При необходимости измените или добавьте группу документов.

5. Опционально заполните поле "Описание" (до 500 символов)

6. Добавьте теги для документа (опционально):

   • Выберите значение из списка для добавления или введите слово или фразу

   • Для добавления нового тега нажмите Enter или выберите значение из списка

7. Нажмите "Сохранить" для применения изменений или "Отменить", если редактирование не требуется.

Логика обработки обновлённого файла

• Если новый файл не выбран, сохраняются только изменения по группе, описанию и тегам
• После подтверждения обновлённый файл попадает в список файлов, находящихся в процессе проверки
• Файл отображается в таблице только после проверки системой и становится доступным для использования в интеллектуальном поиске после успешного добавления в таблицу.
• Если файл имеет большой размер, процесс проверки может занять дополнительное время – необходимо дождаться завершения проверки и появления файла в таблице.

Удаление документа

Удаление используется, когда документ больше не актуален или не должен применяться в навыке Интеллектуального поиска

1. Выберите документ в таблице на вкладке "Интеллектуальный поиск" и нажмите кнопку "Удалить"  

2. Откроется модальное окно подтверждение с текстом:
   "Вы уверены, что хотите удалить документ <Название файла.формат>?"

3. В модальном окне:

   • нажмите "Удалить" –  чтобы подтвердить удаление;

   • нажмите "Отменить" – чтобы закрыть окно без изменений.

Если действие подтверждено:

• документ окончательно удаляется из системы

• запись о нём удаляется из таблицы

• документ перестаёт использоваться в навыке (если был добавлен в группу документов)